Information om behandling av personuppgifter

Vi på K2A Knaust & Andersson Fastigheter AB (”K2A”) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. För oss  är det viktigt att du som vår hyresgäst och du som står i vår kö kan känna dig trygg i hur vi behandlar och hanterar dina personuppgifter. Här samlar vi information om hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter.

När behandling av dina personuppgifter utförs för K2A:s räkning av tredje part så upprättas ett skriftligt avtal som säkerställer att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt och säkert sätt.

Vi använder även cookies och liknande tekniker (gemensamt kallade ”cookies”) på vår webbplats för att förbättra din upplevelse hos oss, här kan du läsa mer om vår Cookiepolicy.

 

Personuppgiftspolicy

När du anmäler ditt intresse till visning

När du anmäler ditt intresse till visning samlar vi in och behandlar dina personuppgifter så som namn, epostadress och telefonnummer. Dessa uppgifter lagras på Google Drive och dessutom i vårt e-postsystem Rule. Dessa uppgifter raderas efter 3 månader.

När du ställer dig i vår bostadskö/anmäler ditt intresse till visning 

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter, så som personnummer, namn, adress, telefonnummer, e-post, och önskemål om bostadort för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett etablerat kundförhållande och därmed ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Vi kommer även använda dina personuppgifter för att skicka intressant informationsmaterial och marknadsföring, från dessa e-postutskick kan du alltid avteckna dig. Dina personuppgifter ligger kvar så länge du står i vår kö. För att stå kvar i vår kö behöver du aktivera din köplats var sjätte månad. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter, det gör du genom att mejla info@k2a.se.

När du erbjuds en bostad hos oss
För att kunna erbjuda dig en bostad oss behöver vi inhämta fler uppgifter om dig än ovan nämnda. Då behöver vi uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Dessa uppgifter inhämtar vi via mejl eller via ett formulär som du fyller i på vår hemsida. Du kan även lämna denna typ av information via ”Mina Sidor”. Om du har en förvaltare, god man eller borgenär kommer vi även behöva behandla den personens personuppgifter. Vi kan även komma att hantera känsliga personuppgifter kopplade till hälsa i syfte att anpassa bostaden efter hyresgästens behov, för dessa behandlingar inhämtas samtycke. Din dokumentation granskas av en av våra ansvariga uthyrare som sedan gör en bedömning. Får du ett avslag från från oss kommer vi att radera de dokument vi begärt in i erbjudandefasen, vi sparar dessa dokument i maximalt tre månader, i undantagsfall sparar vi dessa dokument i upp till två år för att kunna försvara oss mot eventuella rättsliga krav som riktas mot oss.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter som vi nämner  för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du som boende behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Du har dock alltid rätt att motsätta dig direktmarknadsföring.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el,  eller ett företag som sköter våra it – system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi kan även komma att hantera känsliga personuppgifter kopplade till hantering av störningsärenden.

Under hyresförhållandet sparas dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år efter hyresförhållandets slut exempelvis hyresavtal och/eller beslut från socialnämnd. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du t.ex. anser att de inte är korrekta. Du har under vissa förutsättningar rätt att få dina personuppgifter raderade eller överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Kontakta oss

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Tveka inte att höra av dig till oss om du har några frågor på:
K2A Knaust & Andersson Fastigheter AB,
Nybrogatan 59,
114 40 Stockholm
010-510 55 10
info@k2a.se.